Mẫu theo dõi cơ hội bán hàng theo bước khách đã đồng ý

Một cơ hội bán hàng có thể có nhiều hoạt động gần đây nhưng vẫn không tiến triển. Email, việc cần làm hay ghi chú CRM chỉ hữu ích khi giúp hoàn thành bước tiếp theo mà khách đã đồng ý.

Dùng mẫu dưới đây để chuẩn bị lời nhắc từ cam kết gần nhất của khách. Có thể điền trên tài liệu, bảng tính hoặc ghi chú CRM; nội dung về điều khoản hay cam kết quan trọng vẫn cần đúng người phê duyệt.

Sao chép mẫu theo dõi cơ hội

Mã cơ hội và giai đoạn hiện tại:
Vì sao giai đoạn này còn đúng:
Bước tiếp theo khách đã đồng ý:
Ngày, giờ đến hạn và múi giờ:
Người phụ trách và người dự phòng:
Nguồn/tài liệu đã duyệt:

Khi nào chuẩn bị lời nhắc:
Kiểm tra trước khi gửi:
Mục đích tin nhắn và bước tiếp theo:
Nội dung cần người có thẩm quyền duyệt:
Dừng khi:
Nếu quá hạn:
Dấu hiệu đã hoàn tất:
Người kiểm tra và lịch kiểm tra:

Thời gian điền ước tính: 25–35 phút sau khi có hồ sơ của cơ hội bán hàng. Sao chép mẫu vào tài liệu, bảng tính, ghi chú CRM hoặc công cụ quy trình đã duyệt. Điền từng mục rồi lưu phiên bản đã kiểm tra cùng phiên bản nguồn, người phụ trách và ngày xem lại.

Hướng dẫn điền từng nhóm trường

• Ghi căn cứ cho giai đoạn hiện tại và bước tiếp theo khách đã đồng ý thành hai mục riêng.
• Mỗi hạn cần có múi giờ; tách ngày khách hẹn khỏi lời nhắc nội bộ.
• Liệt kê đúng phiên bản tài liệu được phép dùng trong tin nhắn.
• Nội dung về giá, sản phẩm, bảo mật, pháp lý và hợp đồng cần người có thẩm quyền duyệt.
• Hủy tin đang chờ khi khách phản hồi, giai đoạn hoặc phiên bản nguồn thay đổi.

Tài liệu HubSpot tách rõ điều kiện bắt đầu, nhánh, chạy lại và dừng quy trình. Có thể áp dụng vòng đời đó, nhưng không được suy ra sản phẩm khác có tính năng tương đương hoặc khả năng tích hợp. Xem cơ chế.

Ví dụ giả định đã điền: xem xét đề xuất

Mã cơ hội và giai đoạn hiện tại: O-318; đang xem đề xuất
Vì sao giai đoạn này còn đúng: Khách đã nhận đề xuất v3 và hỏi thông tin bảo mật
Bước tiếp theo khách đã đồng ý: Xem câu trả lời cùng bộ phận IT và phản hồi trước 17:00 ngày 22/8/2026
Ngày, giờ đến hạn và múi giờ: 17:00 ngày 22/8/2026, ICT (UTC+7)
Người phụ trách và người dự phòng: An; trưởng nhóm bán hàng dự phòng
Nguồn/tài liệu đã duyệt: Đề xuất v3, bộ câu hỏi bảo mật đã duyệt, ghi chú cuộc họp

Khi nào chuẩn bị lời nhắc: Một ngày làm việc trước ngày khách đã đồng ý
Kiểm tra trước khi gửi: Chưa có phản hồi mới; cơ hội còn mở; người phụ trách đang làm việc; tài liệu là phiên bản hiện hành; không có yêu cầu ngừng liên hệ hoặc tranh chấp
Mục đích tin nhắn và bước tiếp theo: Gửi câu trả lời đã duyệt và hỏi “Anh/chị muốn nhận qua email hay trao đổi 20 phút cùng người phụ trách bảo mật?”
Nội dung cần người có thẩm quyền duyệt: Cam kết bảo mật mới, giá, giảm giá, điều khoản, thời hạn hoặc cam kết sản phẩm
Dừng khi: Khách phản hồi, đặt lịch, đổi giai đoạn, đóng cơ hội, người phụ trách tạo việc mới hoặc địa chỉ liên hệ lỗi
Nếu quá hạn: Báo trưởng nhóm bán hàng; không tự gửi lặp
Dấu hiệu đã hoàn tất: Ghi bước tiếp theo, người phụ trách, ngày, phiên bản nguồn và kết quả phía khách
Người kiểm tra và lịch kiểm tra: Nhóm vận hành bán hàng xem các trường hợp quá hạn hoặc sai giai đoạn mỗi tuần

Danh sách kiểm tra chất lượng

• Giai đoạn có căn cứ, không dựa vào cảm giác của người bán.
• Thời điểm nhắc dựa trên bước tiếp theo khách hoặc người phụ trách đã chốt.
• Phiên bản nguồn còn hiện hành trước khi soạn.
• Phản hồi hoặc đổi giai đoạn sẽ hủy tin đang chờ.
• Nội dung về giá, bảo mật, pháp lý và hợp đồng cần người có thẩm quyền duyệt.
• Việc hoàn tất ghi kết quả, không chỉ ghi hoạt động.

Lỗi thường gặp

Lỗi	Cách sửa an toàn hơn
Coi hoạt động của người bán là căn cứ cho giai đoạn	Dẫn sự kiện từ khách hoặc bản ghi đã duyệt hỗ trợ giai đoạn.
Hạn không có múi giờ	Lưu ngày, giờ địa phương, múi giờ và nguồn.
Gửi từ tệp đính kèm đã cũ	Xác minh đúng phiên bản nguồn trước khi soạn.
Tự gửi lặp khi việc quá hạn	Báo người phụ trách và yêu cầu quyết định mới.

Câu hỏi thường gặp

Cơ hội bán hàng nào cũng cần tin tự động?

Không. Một số trường hợp cần việc nội bộ, chuyên gia kiểm tra hoặc chờ đúng ngày khách đã đồng ý. Hành động phải dựa trên trạng thái và căn cứ hiện tại.

AI có thể chọn bước tiếp theo phù hợp nhất không?

AI có thể đề xuất trong danh sách cho phép, nhưng bản ghi phải nêu căn cứ và điều chưa chắc. Cam kết có hệ quả lớn vẫn cần người duyệt.

Giai đoạn đã cũ thì sao?

Tạm dừng gửi ra ngoài và chuyển người phụ trách sửa bản ghi. Tự động hóa từ giai đoạn sai dễ gửi tin không liên quan hoặc có hại.

Nên đo gì?

Đo tỷ lệ cơ hội có bước tiếp theo hợp lệ, quá hạn chưa có người xử lý, số lần sửa, phản hồi của khách và độ chính xác của giai đoạn/kết quả; không dùng số email làm thước đo thành công.

Bước tiếp theo

Dùng mẫu phân khách hàng tiềm năng để mọi ngoại lệ quá hạn đến một người đã nhận việc.

Bằng chứng và giới hạn

Đây là mẫu quy trình trung lập, không phải dự báo, tính năng, khả năng tích hợp hay lời hứa tăng doanh số.